maandag 9 december 2013

Case study: ICT en het Nieuwe werken: Hoe lync invoeren


Dit is een concreet voorbeeld van hoe lync werd ingevoerd bij een klant  Dit is daarom niet de beste manier voor ieder bedrijf.  Zoals altijd bij HNW is dit maatwerk.

Elke element dat het nieuwe werken ondersteunt kan men best bekijken vanuit het gedeelde oogpunt: Technologie - People - Proces. Het is in de onderlinge afstemming van deze componenten dat je kunt sturen op een succesvolle adoptie.

Het betrof een migratie van een klassieke IP telefonie opzet (met fysieke toestellen op elke desk) naar een volledige lync oplossing waarbij de laptop als communicatiemiddel wordt gebruikt. Men gebruikt hiervoor een oortje of een usb headset. Dit is al een grote verandering voor de doorsnee gebruiker. De oplossing met het oortje biedt het bijkomende voordeel dat men bij een privé-gesprek of een langdurig gesprek, van zijn werkplek naar een van de dichtbijgelegen en afgesloten focusruimtes kan stappen om het gesprek verder te zetten zonder de collega's te storen.

Hier toont zich reeds de nauwe verwevenheid tussen de technologie en hoe die best wordt gebruikt op de werkplek (policy). Maar ook de nieuwe functionaliteiten zoals presence management en desktop sharing dienden te worden opgenomen. En dit met bijkomende afspraken rond agenda sharing in Outlook. Het bleek algauw dat een training zich niet kon beperken tot het juiste technische gebruik van deze tool maar dat men ook de nieuwe policies en afspraken in deze ICT training diende op te nemen. Dus werd een flow ontworpen die bestond uit volgende stappen: 
  • Elk team krijgt eerst een 'workshop' waarin ze samen de afspraken rond het nieuwe werken konden bespreken. We ontwierpen een soort 'game' waarin uses case worden besproken en waarin deze nadien worden getoetst aan de policy of dit wel kan. (Bijvoorbeeld: Annick werkt elke woensdagmiddag thuis omdat ze dan ook de kinderen kan opvangen. - Johan eet 's middags nog een broodje op zijn (flex) werkplek. )
  • Een tijdje daarna starten we met de marketing en communicatie rond lync. 
  • Eenmaal vertrouwd met de algemene policies worden de nieuwe laptops gefaseerd uitgerold in combinatie met de ICT trainingen voor lync. Er wordt zoveel mogelijk in team gewerkt. De policies worden geconcretiseerd in het juiste gebruik van de tool (Bijvoorbeeld: Wanneer kan ik mijn status op 'do not disturb' zetten? Kan ik iedereen 's avonds zo maar opbellen - Moet ik altijd aanduiden waar ik mij bevind? Wat doe ik bij een conference call?)
  • Na de training werd de (oude) fysieke telefoon weggenomen, zodat men lync wel moest gebruiken.
  • En dit alles voor de verhuis naar de nieuwe werkplekken.
De communicatie rond deze nieuwe ICT tool is van minstens even groot belang. Als je kunt collega's als rolmodellen inschakelen moet je deze kans grijpen. In dit geval was de context een mediabedrijf waardoor we veel gewerkt hebben met video. Hieronder kun je de clip zien die we hebben gebruikt om awareness rond lync te creëren.


 
Deze klant was heel open omtrent zijn project rond het nieuwe werken en we konden een blog plaatsen op het internet waarop eenieder de evolutie naar het nieuwe werken kon volgen en becommentariëren. Je vindt er ook nog ander materiaal en video's op terug. 

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen