donderdag 19 december 2013

Kluwer Congres over Het Nieuwe Werken - Eenheid in Verscheidenheid


Deze week organiseerde Kluwer Opleidingen een congres over het nieuwe werken. Een 130 tal deelnemers konden een ganse dag praten en leren over alles wat hierbij komt kijken.
Het was een dag vol interessante sprekers, cases en bevlogen uitspraken. En zo hoort het ook.

Een eerst indruk? 'Culture eats technology'. Doorheen heel wat presentaties hoor je nog steeds de onderhuidse vrees voor een klassieke IT benadering waar de mens ondergeschikt wordt gemaakt aan het gebruik van technologie. We zijn nog steeds bang voor het monster van Frankenstein, de tot machine gemaakte mens die elk greintje arbeidsplezier ziet verdampen onder de hegemonie van een IT tool en bijhorende starre processen.
Vandaar de kreet dat technologie zonder de buy-in van de gebruiker en zonder afspraken of inzichten in de bovenliggende processen van een organisatie ten dode is opgeschreven.

Maar hier is een newsflash: dat beseffen de IT dienstverleners ook wel!  Ik ken nog weinig bedrijven die denken dat hun IT product of dienst kan werken zonder een minimum aan sociale engineering. Een goede IT oplossing houdt zowel rekening met de factor Mens,Technologie als Proces.
Henny Van Egmand zette in de laatste presentatie van de dag de kerk terug een beetje in het midden met zijn uitspraak dat IT geen kostenpost is maar een hoogst noodzakelijke investering en dat hogere investeringen in IT 25% meer innovatie opleveren. Go Henny! Ook op de site van Kluwer Management.nl kunnen we lezen dat:

"...sociale innovatie om nieuwe manieren van organiseren, managen en werken vraagt, zodat technologische innovaties renderen. Vertrouwen en kennisdeling tussen medewerkers, informeel leiderschap en platte organisatievormen zorgen voor betere prestaties. Innovatiesucces van bedrijven wordt voor 25% bepaald door investeringen in R&D en technologische innovatie...'
Zoals steeds binnen de turbulente mix van Het Nieuwe Werken wijst een genuanceerd inzicht de weg. Technologie en mens gaan hier hand in hand. Ze harmonisch laten samenwerken wordt dan hoogstens een evenwichtsoefening die wat meer tijd vraagt.

'Een Business Case voor het Nieuwe Werken staat als een tang op een varken,' oreerde Benny Corvers van Prepared Mind. Wat wel grappig was, zo na de presentatie van Nanette Broeks van Capgemini. Nanette had het namelijk over hoe je een Buisness Case voor het Nieuwe Werken kunt opzetten. Ook had Benny het over de noodzaak om snel meerdere scenario's en prototypes te testen terwijl Nanette dan weer pleitte om de BC maar voor één basisscenario uit te werken, maar dit dan later ook tijdens de ontwerp en implementatiefase te herwerken zodat de kosten en de baten elkaar blijven aansturen. Voor beide opvattingen is natuurlijk iets te zeggen. Sommige elementen zijn in een BC te gieten waar andere aspecten op het meer ongrijpbare Platoonse idee van kwaliteit slaan. Toch zijn ze alle twee valide overwegingen. De uiteindelijke aanpak die men kiest zal afhangen van de context. Het Nieuwe Werken ontplooit zich niet binnen een vacuum maar in een levende en willende onderneming waarvan de eigenheid doorslaggevend is. Daarmee wil de pragmatist in mij maar zeggen dat je best een BC maakt als de Financiëel Directeur owner is van het programma...!


Zo zie je maar dat we allemaal getekend zijn door onze vorming en achtergrond.  Zei de grote Borges niet:
'Een mens stelt zich ten doel de wereld in kaart te brengen.  In de loop van de jaren bevolkt hij een ruimte met beelden van provincies, van koninkrijken, van bergen, van baaien, van schepen, van eilanden, van vissen, van kamers, van werktuigen, van sterren, van paarden en van personen. Kort voor hij sterft, ontdekt hij dat zich in dat geduldige lijnenlabyrint het beeld van zijn eigen gelaat aftekent.'

Al komen we uit IT, de financiële of menswetenschappelijke hoek, samen - en in volgehouden dialoog - kunnen we de discussie verrijken en Het Nieuwe Werken mee helpen vorm geven. Spannend, niet?

The Highlight Report is terug vanaf januari 2014. Alvast Prettig Eindejaar.

zondag 15 december 2013

Een Filosofie van het Nieuwe Werken

Taal heeft niet alleen een bemeesterende werking op het reële maar ook een sturende. In het magazine Filosofie van november 2012 vind ik een artikel terug over HNW met als titel ‘Waarom zouden we Werk en Privé zo strikt scheiden?’ Dit gaf aanleiding tot een reeks reflecties, want wat ik nu al geleerd heb ik mijn loopbaan, is dat het loont om regelmatig je basisprincipes en je troetelconcepten in vraag te stellen en die vanuit zoveel mogelijk hoeken te belichten.  Het Nieuwe Werken dreigt anders een lege meesterbetekenaar te worden binnen een ideologisch discours.

Daarmee bedoel ik dat de term NWOW of HNW een betekenis zou veronderstellen die wordt geassimileerd en wordt aanvaard als een 'fundamenteel' begrip...maar die echter inhoudelijk leeg blijkt. Die waakzaamheid moet men steeds aanhouden. We mogen niet vervallen tot een soort van HNW ideologie die zich totalitair op de plaats van de waarheid zou plaatsen. Want een ideologie wil de werkelijkheid vereenvoudigen, betekenis verschuiven en een makkelijke oplossing voorstellen. Ofwel toont ze zich in de verhulling, in het afvlakken van contouren en de illusie van het pasklare antwoord. Ofwel toont ze zich onder haar progressieve vorm, als speerpuntfunctie die focust op één element uit een complexe situatie waarop men dan een verregaande simplificatie bouwt.

Liever leg ik zoals Herakleitos (panta rhei) het accent op de veelheid van tegenstellingen en de behorende dynamieken in de werkelijkheid. Daarom zie ik het nieuwe werken eerder als een continue evenwichtsoefening:
  • tussen medewerkers en managers in een spel van vertrouwen en verantwoordelijkheid opnemen
  • tussen zelfregulerende teams en opgelegde procesoptimalisaties
  • tussen werken en leven
  • tussen algemene doelstellingen en concrete objectieven
  • tussen stakeholders, strategieën en budgetten
  • tussen generieke kantoorruimte en specifieke aangepaste werkruimtes
  • tussen design en efficiëntie
  • tussen legacy applicaties en nieuwe mobile apps
  • tussen proximiteit en afstandelijkheid
  • en tussen vele andere factoren...
Deze ingesteldheid beschermt ons ook tegen de neiging om algemene principes te willen toepassen op concrete zijnstoestanden, ze kunnen hoogstens als een leidraad dienen.

Om nu even terug te keren naar het artikel. Hoewel gekleurd door een Nederlandse insteek (flexwerk is eerder thuiswerk) biedt de schrijver, Pieter Hoexum, een nieuwe manier om tegen de zaken aan te kijken. Zo stelt hij voor om de term ‘balans’ werk-leven te vervangen door ‘melange’.
‘De metafoor (balans) verleid je er te snel toe werk en privé te scheiden, ze onder te brengen in twee compartimenten om ze vervolgens tegen elkaar te kunnen afwegen. Je zou er eerder toe verleid moeten worden ze te mengen…een smakelijke mix van buiten en binnen, werk en privé, en van eer en geluk.’(p.24)

Met de schrijver maak ik dan ook liever de scheiding werk-privé in mijn hoofd dan in de praktijk. Dus in trek wel grenzen maar werk is wat ik als werk definieer, niet wat door een fysieke omgeving of tijdsmoment wordt bepaald.

maandag 9 december 2013

Case study: ICT en het Nieuwe werken: Hoe lync invoeren


Dit is een concreet voorbeeld van hoe lync werd ingevoerd bij een klant  Dit is daarom niet de beste manier voor ieder bedrijf.  Zoals altijd bij HNW is dit maatwerk.

Elke element dat het nieuwe werken ondersteunt kan men best bekijken vanuit het gedeelde oogpunt: Technologie - People - Proces. Het is in de onderlinge afstemming van deze componenten dat je kunt sturen op een succesvolle adoptie.

Het betrof een migratie van een klassieke IP telefonie opzet (met fysieke toestellen op elke desk) naar een volledige lync oplossing waarbij de laptop als communicatiemiddel wordt gebruikt. Men gebruikt hiervoor een oortje of een usb headset. Dit is al een grote verandering voor de doorsnee gebruiker. De oplossing met het oortje biedt het bijkomende voordeel dat men bij een privé-gesprek of een langdurig gesprek, van zijn werkplek naar een van de dichtbijgelegen en afgesloten focusruimtes kan stappen om het gesprek verder te zetten zonder de collega's te storen.

Hier toont zich reeds de nauwe verwevenheid tussen de technologie en hoe die best wordt gebruikt op de werkplek (policy). Maar ook de nieuwe functionaliteiten zoals presence management en desktop sharing dienden te worden opgenomen. En dit met bijkomende afspraken rond agenda sharing in Outlook. Het bleek algauw dat een training zich niet kon beperken tot het juiste technische gebruik van deze tool maar dat men ook de nieuwe policies en afspraken in deze ICT training diende op te nemen. Dus werd een flow ontworpen die bestond uit volgende stappen: 
  • Elk team krijgt eerst een 'workshop' waarin ze samen de afspraken rond het nieuwe werken konden bespreken. We ontwierpen een soort 'game' waarin uses case worden besproken en waarin deze nadien worden getoetst aan de policy of dit wel kan. (Bijvoorbeeld: Annick werkt elke woensdagmiddag thuis omdat ze dan ook de kinderen kan opvangen. - Johan eet 's middags nog een broodje op zijn (flex) werkplek. )
  • Een tijdje daarna starten we met de marketing en communicatie rond lync. 
  • Eenmaal vertrouwd met de algemene policies worden de nieuwe laptops gefaseerd uitgerold in combinatie met de ICT trainingen voor lync. Er wordt zoveel mogelijk in team gewerkt. De policies worden geconcretiseerd in het juiste gebruik van de tool (Bijvoorbeeld: Wanneer kan ik mijn status op 'do not disturb' zetten? Kan ik iedereen 's avonds zo maar opbellen - Moet ik altijd aanduiden waar ik mij bevind? Wat doe ik bij een conference call?)
  • Na de training werd de (oude) fysieke telefoon weggenomen, zodat men lync wel moest gebruiken.
  • En dit alles voor de verhuis naar de nieuwe werkplekken.
De communicatie rond deze nieuwe ICT tool is van minstens even groot belang. Als je kunt collega's als rolmodellen inschakelen moet je deze kans grijpen. In dit geval was de context een mediabedrijf waardoor we veel gewerkt hebben met video. Hieronder kun je de clip zien die we hebben gebruikt om awareness rond lync te creëren.


 
Deze klant was heel open omtrent zijn project rond het nieuwe werken en we konden een blog plaatsen op het internet waarop eenieder de evolutie naar het nieuwe werken kon volgen en becommentariëren. Je vindt er ook nog ander materiaal en video's op terug. 

maandag 2 december 2013

Boekbespreking: Het Nieuwe Werken - Terug naar de Bron - Henny van Egmond

Het is altijd goed om even kritisch afstand te nemen van de dingen waar je mee bezig bent. Soms doe je dat door met collega's of klanten in dialoog te gaan. Soms doe je dit door een boek te lezen, geschreven door een ervaringsdeskundige. Henny van Egmond is geen onbekende in het HNW wereldje. Hij is erin gepokt en gemazeld - leidde het Rabo Unplugged programma en organiseert Masterclasses over HNW.

Zijn boek 'Het Nieuwe Werken - Terug naar de Bron' (uitgegeven in 2012 door Kluwer) is een mooi overzichtswerk over wat er allemaal bij komt kijken als je het Nieuwe werken wenst in te voeren.


Ik belicht een aantal topics die ik bijzonder interessant vond:
  • Het idee dat de groeiende complexiteit (werk, samenleving, informatie) niet op de oude industriële 'command & control' manier kan worden beheerst. Dit geeft enkel aanleiding tot meer regeltjes en voorschriften. Het alternatief is de autonome mens, zelfsturend, dialogerend en betrokken met de onderneming. Hier verwoordt hij een malaise en een uitweg die een aantal krachtige bakens uitzet.
  • Het nieuwe werken is het nieuwe 'organiseren' dat zich niet beperkt tot kenniswerkers. Het gaat hier om het verhogen van effectiviteit (en dat is niet enkel voorbehouden aan kenniswerkers). Dat is een bredere aanpak en een meer omvattend perspectief van waaruit men HNW kan introduceren. Het gaat niet over 'efficiëntie' verhoging - dat is een term uit het 'oude' werken' : controle, meten, hogere output...Maar om het valoriseren van de input van de medewerker in de creatie van taken en verantwoordelijkheden.
  • De aantrekkelijkheid van een werkgever wordt meer en meer afgewogen aan de hoeveelheid flexibiliteit die hij aanbiedt. Daarnaast is waardebepaling doorslaggevend. Komen de waarden van de onderneming overeen met mijn waarden? Kan ik betekenis verlenen aan wat ik doe vanuit mijn eigen waardenstelsel? Hier zijn we ver verwijderd van het klassieke stukwerk. Dit wijst ook op de stijgende aantrekkingskracht van immateriële arbeidsvoorwaarden. Wat telt is de intellectuele groei, de intrinsieke uitdaging en de wissel op 'geluk' die de functie kan garanderen. Binnen het Nieuwe werken zijn deze aandachtspunten funderend voor visie en implementatie. 
  • Er is een sterke nood aan nieuw (dienend) leiderschap. Wat is de betekenis van de waarden die hier worden gematerialiseerd? Wat is de betekenis hiervan voor HNW? Die is omvangrijk. Leiders visualiseren en verwoorden het doel, stimuleren de dialoog en het ontstaan van netwerken. Ze sturen op vertrouwen.
  • Een belangrijke stap in elk programma rond HNW is de visiebepaling. Hieruit komen de leidende principes die aanleiding geven tot een bepaalde werkstijl. Ik vond het verfrissend te lezen dat consensus hieromtrent niet nodig is. Dat klopt. Wat nodig is, is een vorm van gedeeld inzicht. Dit is een bevrijdende gedachte. Want mijn ervaring leert dat je die consensus toch niet 100% bereikt. Maar dat is niet erg. De verschillen maken de uiteindelijke synthese zoveel rijker en dieper.
  • Belangrijk is ook de klemtoon op een 'integrale' benadering van je programma. Dit betekent dat HR en IT en Facilities wat verantwoordelijkheden moeten afstaan aan het HNW projectteam. Daarom zijn die leidende principes zo belangrijk. Deze hebben een impact over de diverse 'tracks' heen. Een holistische benadering dringt zich op.
  • Een ander helder inzicht inzicht is dat sommige elementen van het programma op een strakke projectmethodologie kunnen worden gesteund (IT, Facilities) maar andere dan weer eerder met een 'organische' procesmatige aanpak gebaat zijn. (Visie, cultuur, stijl) Hij spreekt in dat verband over een iteratief proces van 'lerend vernieuwen' waarbij kennis wordt uitgewisseld en ruimte wordt gecreëerd om verschillende opvattingen te onderzoeken. Dat is een betekenisverlenende aktiviteit die nooit 'af' is en doorheen het proces kan worden herzien. 

Het boek besluit met een aantal praktische hoofdstukken over Human Resources, ICT en Facilities aangevuld met case studies. Verfrissend is de volgehouden klemtoon op dialoog en co-creatie. Als Programmamanager voor HNW kan ik enkel het belang van deze elementen beamen. People change People. In feite zou je dit boek cadeau moeten doen aan elk kernlid van je HNW team bij de start van het programma. Beter is het in groep - in dialoog en niet in discussie zoals de schrijver terecht opmerkt - te bespreken en te zien hoe we de ideeën erin verwoord kunnen aanwenden voor ons eigen HNW project. Doen! (Henny werkt ondertussen aan een vervolg. Het nieuwe boek komt uit in 2014.)